Mediazione telematica e da remoto: come funziona

Partecipare a una mediazione senza spostarsi è possibile: la legge distingue tra la mediazione condotta interamente in modalità telematica e la semplice partecipazione agli incontri con un collegamento audiovisivo. Ecco come funzionano e cosa serve.

Due modalità diverse

Dopo la riforma Cartabia e il correttivo (D.Lgs. 216/2024), il D.Lgs. 28/2010 disciplina due ipotesi distinte:

• mediazione in modalità telematica (art. 8-bis): si svolge così solo con il consenso delle parti; gli atti del procedimento sono formati e sottoscritti in forma digitale, secondo il Codice dell'amministrazione digitale;
• incontri con collegamento audiovisivo da remoto (art. 8-ter): ciascuna parte può sempre chiedere al responsabile dell'Organismo di partecipare agli incontri da remoto, anche se il procedimento non è interamente telematico.

Partecipare agli incontri da remoto

I sistemi di collegamento devono garantire la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate. È possibile anche una partecipazione mista: alcune parti in presenza, presso la sede dell'Organismo, e altre collegate a distanza. Il mediatore può gestire, se necessario, sessioni separate con ciascuna parte.

La richiesta di partecipare da remoto si indica già nella domanda o nel modulo di adesione, oppure si comunica alla segreteria prima dell'incontro.

Le firme e il verbale

Al termine del procedimento il mediatore forma un documento informatico che contiene il verbale e l'eventuale accordo. Il documento viene firmato digitalmente da chi è tenuto a sottoscriverlo e restituito al mediatore, che verifica la presenza, la validità e l'integrità delle firme e appone la propria; la segreteria lo deposita e lo trasmette alle parti e ai loro avvocati.

Quando gli incontri si svolgono da remoto ma non tutte le parti acconsentono alla firma digitale, le firme sono apposte in forma analogica davanti al mediatore (art. 8-ter, comma 4). In ogni caso le parti sono tenute a collaborare in buona fede perché il verbale sia firmato senza ritardi.

Se una parte non dispone di una propria firma digitale, i costi documentati per la sottoscrizione digitale del verbale rientrano tra le spese vive indicate nella pagina Tariffe.

Cosa serve per collegarsi

• un computer, tablet o smartphone con videocamera e microfono funzionanti;
• una connessione internet stabile e un ambiente riservato, senza persone estranee al procedimento;
• un documento d'identità valido, da mostrare al mediatore per l'identificazione;
• preferibilmente, un dispositivo di firma digitale per sottoscrivere il verbale.

Il giorno e l'orario dell'incontro, con le istruzioni per accedere alla stanza virtuale, sono comunicati dalla segreteria. Anche da remoto, nelle materie in cui è previsto, le parti partecipano con l'assistenza del proprio avvocato.

Riservatezza e regole di partecipazione

Gli obblighi di riservatezza previsti dagli artt. 9 e 10 del D.Lgs. 28/2010 valgono anche online. Il Regolamento di Mediazione di Riconciliamo (art. 18) prevede, tra l'altro, che le telecamere restino attive durante gli incontri, che non siano presenti soggetti estranei senza il consenso di tutte le parti e che sia vietata qualsiasi registrazione audio o video.

Domande frequenti

Altre domande su avvio, costi e mancata partecipazione sono nelle FAQ.